Coronavirus update 3 April Lees online
Universiteit Utrecht
English version
Beste studenten en collega’s,

Dit is de coronavirus update van 3 april 2020.

Verkiezingen studentzetels medezeggenschap
Het Centraal Stembureau heeft een aangepast tijdschema voor de kandidaatstelling en verkiezingen voor de universitaire medezeggenschap vastgesteld. Er worden nog voor de zomer verkiezingen gehouden en zowel de kandidaatstelling als het campagne voeren zal online plaatsvinden. Concreet gaat het om de verkiezing van studentleden in universiteitsraad en faculteitsraden, en medewerkers bij Bètawetenschappen, Geesteswetenschappen, Geowetenschappen en de UBD in verband met bestaande vacatures. Op maandag 18 mei wordt de kandidatenlijst voor de U-raad vastgesteld, van dinsdag 2 tot en met donderdag 4 juni 2020 kan worden gestemd en op vrijdag 5 juni wordt de uitslag vastgesteld. Meer informatie volgt. Ga allen stemmen! De medezeggenschap speelt een cruciale rol in het bestuur van onze universiteit.

Veilig werken met (onderzoeks)data, ook vanuit huis
Vanwege de coronamaatregelen werken we zo veel mogelijk op afstand. We vragen je ook nu veilig te werken. Wees voorzichtig bij het werken met persoonlijke gegevens thuis: doe dit alleen als het absoluut noodzakelijk is, sla geen lokale kopieën op eigen apparaten op en gebruik de VPN-tools van de UU. Voor onderzoekers die thuis werken: volg de aanwijzingen die RDM Support geeft in de gids Working safely with research data from home.

Inzet online onderwijsapplicaties en privacy
Door docenten wordt hard gewerkt aan het omzetten van hun cursussen naar onderwijs op afstand. De behoefte aan verschillende online onderwijsapplicaties is daardoor in korte tijd sterk toegenomen. We zijn daarom versneld aan de slag gegaan met het regelen van mogelijk aanvullende privacy-vereisten. In de tussentijd kunnen de applicaties die door Educate-it worden aanbevolen door docenten gebruikt worden. Voor een aantal tools zullen aanvullende aanwijzingen worden gegeven die in het belang van de privacy opgevolgd moeten worden. Dat kan betekenen dat een aantal tools na blok 4 niet meer gebruikt mag worden. Gebruik van tools die níet door Educate-it worden aangeraden en ondersteund, raden wij af.

In het algemeen geldt het advies zoveel mogelijk te communiceren via bestaande communicatiekanalen zoals Blackboard, MS Teams en MyTimeTable. Gebruik geen persoonlijke mailaccounts en/of WhatsApp. Voor het geven van online onderwijs is het advies om zoveel mogelijk gebruik te maken van MS Teams. Als tweede mogelijkheid kan Starleaf worden gebruikt. Applicaties die in de huidige situatie worden afgeraden, zijn o.a. Scalable Learning, Vyond en Peerwise.
ZOOM wordt ook niet aanbevolen. Alle applicaties die Educate-it aanbeveelt zijn, inclusief eventuele aanvullende aanwijzingen, te vinden op de toolwijzer van Educate-it.

Voor medewerkers: HR zaken in coronatijd
De UU wil, ook in deze coronatijd, een goede en voorspelbare werkgever zijn. Dat betekent dat we ons houden aan de bestaande wet- en regelgeving en cao-afspraken en waar nodig wijken we daar positief van af. We gaan er vanuit dat je te goeder trouw handelt en weten dat iedereen zijn best doet om bij te dragen naar de mogelijkheden die je op dit moment hebt. Ook willen we administratieve lasten van eventuele aanpassingen zo veel mogelijk beperken.

Daarnaast moeten we zorgen voor de continuïteit van de werkzaamheden op dit moment, maar ook later in het jaar en volgend jaar. Dat betekent dat we zowel naar financiële als organisatorische aspecten voor nu en de toekomst moeten kijken bij de keuzes die we maken.

Wij hebben ten aanzien van een aantal HR zaken afspraken gemaakt over hoe we hier mee omgaan in de periode tot 1 juni 2020. De UU gaat de salarissen niet korten wanneer je door de huidige omstandigheden niet aan al je werkzaamheden toekomt omdat je voor kinderen zorgt of het werk dat niet toelaat. Ook worden de reiskosten en de aanvulling via het keuzemodel arbeidsvoorwaarden (indien van toepassing) in april ongewijzigd uitbetaald. In de tweede helft van april wordt een besluit genomen over reiskosten voor de periode vanaf 1 mei. We wachten daarin af wat het kabinet besluit over de periode van thuiswerken, en wat de fiscale regels dan zijn voor de reiskostenvergoeding. Op intranet vind je alle informatie over salaris, vakantie, reiskosten en werken met kinderen in coronatijd overzichtelijk bij elkaar. Voor vragen over deze afspraken en andere HR zaken kan je per mail contact opnemen met de HR Servicedesk.

Nieuwe collega’s
Wij hebben speciaal aandacht voor nieuwe collega’s die per 1 april van start zijn gegaan bij de verschillende faculteiten en diensten. Wij begrijpen dat het onwerkelijk en behelpen is om in deze situatie te beginnen. Bij deze willen wij jullie hartelijk welkom heten bij onze universiteit, wij zijn blij dat jullie ons team komen versterken. Jullie leidinggevende probeert jullie zo goed mogelijk te ondersteunen en ondanks alles wegwijs te maken zodat jullie een start kunnen maken met jullie werk voor de Universiteit Utrecht. Op intranet vind je een leuk artikel van de faculteit REBO over hoe het inwerken op afstand eruit kan zien.

Frequentie universiteitsbrede updates en vragen
We merken dat een steeds groter deel van de mededelingen die voor jullie van belang zijn van je opleiding, faculteit of dienst moeten komen. Daarom brengen we de frequentie van deze universiteitsbrede updates terug naar één keer per week. Jullie kunnen ze voortaan verwachten op donderdag – tenzij er op een andere dag urgente mededelingen zijn natuurlijk. We komen onder meer terug op de overgang van bachelor naar master en de wijze waarop we landelijk om zullen gaan met onderzoeksvertraging en tijdelijke contracten. Vanzelfsprekend wordt de informatie op de website dagelijks geactualiseerd en kunnen vragen worden gemaild naar coronavirus@uu.nl. Heb je een HR-gerelateerde vraag? Stel die per mail aan de HR Servicedesk. Heb je een studie-gerelateerde vraag? Neem dan contact op met je docent (over een specifiek vak). Heb je een specifieke vraag die je docent niet kan beantwoorden, neem dan telefonisch of per mail contact op met je studieadviseur.

Tot slot
Het is verbluffend hoeveel er doorloopt. Dat is mooi om te zien, en stemt ons dankbaar. En dan gaat het niet alleen om onderwijs, veel onderzoekswerk of online promoties. Ook Meet the Professor voor leerlingen in het primair onderwijs is door het Wetenschapsknooppunt razendsnel en op hele creatieve manier omgevormd tot Stream the Professor. Bekijk hier de livestream terug met Appy Sluijs. Dat is klasse! De crowdfundingactie die medewerkers van relatiemanagement en het Utrechts Universiteitsfonds vanuit huis hebben opgezet voor studenten in nood heeft al meer dan 18.000 euro opgeleverd, en ontroerende reacties van donateurs.

De situatie brengt dus ook mooie dingen tot stand en daar zijn we trots op. Tegelijk zien we ook de keerzijde en daar zijn we als College van Bestuur bezorgd over. Sommige studenten en medewerkers zitten er doorheen. Sommige mensen voelen zich alleen, of hebben zorgtaken die zich verdraaid slecht met thuis werken laten combineren. Dat is zwaar. Wij treffen hier als bestuur zo goed mogelijk voorzieningen voor. Maar hier ligt ook een taak voor jou, voor ieder van ons. Vraag in deze tijd alsjeblieft net iets vaker hoe het met je studiegenoot of collega gaat. Of je hen ergens mee kunt helpen. Als we dat allemaal doen, komen we hier als UU-gemeenschap zo goed mogelijk doorheen. En kunnen we er als Universiteit Utrecht ook optimaal zijn voor de rest van de samenleving.

Hou vol, blijf gezond!

Met vriendelijke groeten,
Het College van Bestuur,

Anton Pijpers, Voorzitter
Annetje Ottow, Vicevoorzitter
Henk Kummeling, Rector Magnificus
Contact
coronavirus@uu.nl
www.uu.nl/coronavirus

Privacyverklaring
...